Laptop, stabilne połączenie z internetem i widok na morze zamiast codziennego biura - workation brzmi jak naturalna odpowiedź na rozwój pracy zdalnej. Dla pracownika może być atrakcyjnym sposobem na zmianę otoczenia bez konieczności wykorzystywania całego urlopu. Dla pracodawcy oznacza jednak znacznie więcej niż zgodę na pracę z hotelowego pokoju.

Workation może stać się wartościowym elementem kultury organizacyjnej i employer brandingu, ale tylko wtedy, gdy firma odpowiednio przygotuje zasady jego realizacji.

Czym jest workation?

Workation to połączenie słów „work” i „vacation”. Termin opisuje czasową pracę zdalną wykonywaną z miejsca kojarzonego z wypoczynkiem - na przykład z nadmorskiego apartamentu, górskiego pensjonatu albo innego kraju.

W odróżnieniu od urlopu pracownik pozostaje dostępny i realizuje swoje obowiązki. Zmienia się przede wszystkim miejsce wykonywania pracy.

Workation nie należy także utożsamiać z bleisure. W przypadku bleisure podróż służbowa zostaje przedłużona o prywatny pobyt. Podczas workation głównym elementem pozostaje praca zdalna, wykonywana czasowo z wybranej lokalizacji.

Zgodnie z polskimi przepisami praca zdalna jest wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Oznacza to, że decyzja o wyjeździe nie powinna być podejmowana jednostronnie.

Dlaczego workation interesuje pracowników i pracodawców?

Dla pracownika workation może oznaczać zmianę codziennego otoczenia, większą elastyczność i możliwość spędzenia dłuższego czasu w atrakcyjnym miejscu. Wyjazd pozwala połączyć standardowy rytm pracy z aktywnościami realizowanymi po godzinach.

Z perspektywy organizacji dobrze zaprojektowany program może wzmacniać wizerunek elastycznego pracodawcy i odpowiadać na oczekiwania zespołów pracujących zdalnie lub hybrydowo.

Nie oznacza to jednak, że workation powinno być przyznawane bez ograniczeń. Im bardziej międzynarodowy charakter ma wyjazd, tym większe znaczenie mają kwestie formalne.

Workation za granicą - na co powinna zwrócić uwagę firma?

Prawo do wykonywania pracy

Przed zaakceptowaniem wyjazdu należy sprawdzić przepisy obowiązujące w kraju docelowym. Znaczenie mogą mieć między innymi obywatelstwo pracownika, długość pobytu, cel wyjazdu oraz lokalne wymogi dotyczące prawa pobytu i wykonywania pracy.

W Unii Europejskiej obywatele państw członkowskich korzystają ze swobody przemieszczania się i pracy, jednak nadal obowiązują określone zasady dotyczące pobytu, ubezpieczeń i rejestracji.

Podatki i ryzyko dla firmy

Praca wykonywana z zagranicy może prowadzić do pytań dotyczących miejsca opodatkowania dochodów pracownika. W niektórych sytuacjach analizuje się również, czy obecność pracownika nie tworzy dla pracodawcy opodatkowanej obecności w drugim kraju.

OECD zaktualizowała w 2025 roku Modelową Konwencję Podatkową, aby dokładniej uwzględnić rozwój transgranicznej pracy zdalnej. Ocena zależy jednak od okoliczności konkretnego przypadku, lokalnych przepisów i właściwej umowy podatkowej.

Dlatego wyjazdy zagraniczne powinny być konsultowane z działem prawnym, podatkowym lub zewnętrznym doradcą.

Ubezpieczenia społeczne i ochrona zdrowotna

Praca z innego państwa może mieć znaczenie dla systemu ubezpieczeń społecznych, któremu podlega pracownik. W Unii Europejskiej zastosowanie odpowiednich zasad zależy między innymi od miejsca zamieszkania, częstotliwości pracy transgranicznej i długości pobytu.

Przed podróżą warto również zweryfikować zakres ochrony zdrowotnej i dodatkowego ubezpieczenia. Standardowa polisa turystyczna nie zawsze obejmuje wszystkie sytuacje związane z wykonywaniem obowiązków zawodowych.

Bezpieczeństwo danych

Workation nie zmienia odpowiedzialności za ochronę firmowych informacji. Praca z hotelu, kawiarni lub przestrzeni coworkingowej może zwiększać ryzyko korzystania z niezabezpieczonych sieci, pozostawienia urządzenia bez nadzoru albo ujawnienia poufnych informacji osobom postronnym.

ENISA zaleca między innymi ostrożność podczas korzystania z publicznych sieci, oddzielenie aktywności prywatnych od służbowych oraz odpowiednie zabezpieczanie dostępu do systemów.

Firma powinna ustalić, czy podczas workation pracownik musi korzystać z VPN, firmowego urządzenia, uwierzytelniania wieloskładnikowego oraz miejsca zapewniającego odpowiednią prywatność.

Czas pracy i dostępność

Zmiana strefy czasowej nie może prowadzić do niejasności dotyczących godzin pracy. Przed wyjazdem warto uzgodnić:

godziny dostępności pracownika,
zasady udziału w spotkaniach,
sposób raportowania czasu pracy,
możliwość korzystania z elastycznych godzin,
procedurę kontaktu w sytuacji awaryjnej.

Pracownik powinien także mieć warunki umożliwiające wykonywanie obowiązków bez zakłóceń. Stabilne połączenie internetowe, ergonomiczne stanowisko i spokojna przestrzeń mogą być ważniejsze niż atrakcyjność samego kierunku.

Co powinna zawierać polityka workation?

Nie każda firma potrzebuje rozbudowanego regulaminu. Nawet krótka procedura powinna jednak odpowiadać na najważniejsze pytania:

Kto może skorzystać z workation?
Z jakich państw lub regionów można wykonywać pracę?
Ile dni może trwać pobyt?
Jak wygląda proces składania i akceptowania wniosku?
Kto pokrywa transport, zakwaterowanie, internet i ubezpieczenie?
Jakie zasady dotyczą godzin pracy i stref czasowych?
Jak zabezpieczane są sprzęt i dane?
Jakie dokumenty oraz konsultacje są wymagane przed wyjazdem?
Co dzieje się w przypadku choroby, kryzysu lub konieczności wcześniejszego powrotu?

Lista dozwolonych kierunków może być łatwiejsza w zarządzaniu niż każdorazowe analizowanie dowolnie wybranego państwa. Firma może również określić maksymalny czas pobytu oraz minimalny okres wyprzedzenia wymagany do rozpatrzenia wniosku.

Jak partner w zarządzaniu podróżami może wspierać workation?

Nawet jeżeli workation nie jest klasyczną podróżą służbową, wymaga sprawnej organizacji wyjazdu. Profesjonalny partner travel management może wspierać firmę i pracownika między innymi w zakresie:

rezerwacji transportu i zakwaterowania,
wyboru obiektu zapewniającego warunki do pracy,
elastycznych warunków zmiany lub anulowania rezerwacji,
dopasowania ubezpieczenia,
organizacji awaryjnego powrotu,
całodobowego wsparcia podczas podróży,
raportowania kosztów i zgodności z polityką firmy.

Why Not TRAVEL wspiera organizacje w kompleksowym zarządzaniu podróżami oraz tworzeniu rozwiązań dopasowanych do ich procesów, budżetów i potrzeb pracowników.

Workation – benefit czy wyzwanie?

Workation może być jednym i drugim. Bez jasnych zasad prowadzi do nieporozumień dotyczących kosztów, odpowiedzialności i dostępności. Odpowiednio przygotowany może natomiast łączyć elastyczność oczekiwaną przez pracowników z kontrolą potrzebną organizacji.

Kluczowe pytanie nie brzmi więc: „Czy pozwolić pracownikom na workation?”, ale:

„Na jakich zasadach workation może być bezpieczne dla pracownika i firmy?”

Planujecie uporządkować zasady związane z podróżami i pracą zdalną za granicą?

Skontaktujcie się z Why Not TRAVEL. Pomożemy zaplanować logistykę wyjazdów, dopasować rozwiązania do polityki podróży oraz zapewnić pracownikom profesjonalne wsparcie podczas pobytu.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani ubezpieczeniowej. Każdy przypadek pracy zdalnej za granicą powinien zostać przeanalizowany indywidualnie.