Kongresy i konferencje

Kongresy i konferencje

Zajmujemy się kompleksową organizacją kongresów, konferencji oraz sympozjów.

Nasze mocne strony to energiczny, doświadczony zespół, nastawiony na ścisłą współpracę z Klientem w celu uzyskania efektu, który w pełni zadowoli jego oczekiwania. Cechuje nas nie tylko elastyczność, pozwalająca na dostosowanie naszych działań do wizji Klienta, ale także służymy własnymi pomysłami po to, aby efekt końcowy zawsze spełniał najwyższe standardy.

Do zakresu naszych działań należą między innymi:

  •     Przygotowanie miejsca na potrzeby wydarzenia: wynajem i przygotowanie obiektu, aranżacja sal wykładowych oraz warsztatowych wraz z wyposażeniem technicznym oraz nagłośnieniem, zapewnienie obsługi technicznej w czasie konferencji, obsługa slide room dla wykładowców, przygotowanie powierzchni wystawowej oraz sprzętu niezbędnego na potrzeby sesji plakatowych.
     
  •     Rejestracja uczestników: rejestracja on-line poprzez formularz rejestracyjny, przyjmowanie płatności i fakturowanie, stworzenie bazy uczestników, recepcja uczestników on site, wydawanie identyfikatorów, materiałów zjazdowych oraz certyfikatów, emergency desk.
     
  •     Organizacja zakwaterowania dla gości oraz uczestników wydarzenia: negocjacje cen oraz podpisywanie umów z obiektami, pośredniczenie w rezerwacjach hotelowych dla uczestników i firm (sponsorów), rezerwacje hotelowe drogą elektroniczną on-line oraz obsługa finansowa rezerwacji, przyjmowanie wpłat i fakturowanie.
     
  •     Obsługa marketingowa i organizacyjna: nagłośnienie informacji o wydarzeniu w mediach i czasopismach specjalistycznych, utworzenie oraz prowadzenie dedykowanej strony www, projekt logo, materiały konferencyjne (torby, teczki, plecaki itp.), projekt komunikatów, zaproszeń, certyfikatów, identyfikatorów, smyczy, toreb/teczek zjazdowych; przygotowanie, wydruk i produkcja wymienionych materiałów.
     
  •     Obsługa wykładowców: prowadzenie korespondencji dotyczącej udziału w wydarzeniu z zaproszonymi gośćmi, wykładowcami, autorami prac, uczestnikami, wystawcami i sponsorami, rezerwacja i zakup biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych, organizowanie spotkań oraz wyżywienia dla gości specjalnych itp.
     
  •    Obsługa przyjmowania streszczeń wykładów, plakatów: uruchomienie formularza rejestracji prac, przygotowanie bazy streszczeń oraz przekazanie jej Komitetowi Naukowemu do oceny, powiadamianie autorów prac drogą mailową o decyzji o przyjęciu bądź odrzuceniu pracy, współpraca przy przygotowaniu programu naukowego.
     

Ponadto, dysponując zapleczem logistycznym Grupy Why Not TRAVEL, jesteśmy w stanie zagwarantować gościom oraz uczestnikom wydarzeń bilety lotnicze, kolejowe oraz zakwaterowanie na najwyższym poziomie po konkurencyjnych cenach.

Jesteśmy członkiem Warszawskiej Organizacji Turystycznej oraz Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce.
 

 

Kongresy i konferencje (zdjęcie 1)
 

 

Kongresy i konferencje (zdjęcie 2)

 

Zapraszamy do współpracy!

Rzetelna firma