Sposoby na szybką organizację wyjazdów służbowych

Zabieganie, dużo spotkań w kalendarzu i opóźnienia w dojazdach to najczęstsze powody pośpiechu w organizowaniu wyjazdu służbowego. Co zrobić gdy na przygotowania mamy bardzo mało czasu? Sprawdź nasze sposoby.

Gdy dowiadujemy się, że zaledwie za kilka dni musimy wyruszyć w podróż służbową zgłaszamy się do travel managera w swojej firmie lub do zaufanego biura podróży, który dla nas takie tematy organizuje “od ręki”. Sprawdzamy jakie są metody specjalistów od podróży służbowych na szybką organizację wyjazdów.

Loty szybko i sprawnie

Najwięcej czasu tracimy podczas odprawy na lotnisku. Wybór lotniska, z którego chcemy zrealizować lot służbowy jest kluczowy, gdyż od jego lokalizacji zależy nasz czas podróży. Pozostaje tylko kwestia szybkiego transportu na lotnisko i z lotniska na miejsce spotkania. W wielu przypadkach nie warto jechać samochodem prywatnym. Większą swobodę parkowania blisko terminali mają taksówki oraz samochody należące do linii lotniczych obsługujących nasz lot. Często dogodne i szybkie połączenia proponuje także transport publiczny (chociażby szybka kolej), choć do wad takiego rozwiązania należy m.in. konieczność samodzielnego uporania się z bagażem.

Oczywiście największą oszczędność czasu gwarantują prywatne loty, gdzie maksymalnie skrócony jest czas oczekiwania w terminalu. Pasażerowie przechodzą przez osobne bramki, a odprawa zajmuje tylko chwilę. Nie czeka się na innych podróżnych, którzy stawią się do wejścia na pokład dopiero po final call. Wynajęcie samolotu likwiduje problemy związane z przeglądaniem ofert linii lotniczych i pogodzeniem rozkładu lotów z grafikiem podróży czy spotkań. W tym przypadku bowiem to pasażer wybiera godzinę odlotu.

Rezerwacje last minute

Przewagą specjalistów zajmujących się planowaniem podróży służbowych jest doświadczenie, które pozwala im wybrać te połączenia, które są najtańsze, nawet jeśli trzeba ich szukać „na ostatnią chwilę”. Profesjonalne planowanie podróży służbowych, to nie tylko zakup biletów, ale również rezerwacja hotelu. W przypadku napiętego grafiku warto wybrać hotel blisko celu podróży, hotelu, w okolicy stacji metra. Na szczęście rynek hotelarski uległ zmianom i rezerwacje last minute nie są już takim problemem.

- Jeśli bardzo się spieszymy to warto odpowiednio wcześniej zaopatrzyć się we wszystkie potrzebne bilety i rezerwacje żeby nie tracić czasu na stanie na lotnisku/stacji/dworcu czy w szukanie wolnego pokoju w hotelu. Zaplanujmy podróż od początku do końca - kupowanie biletu lotniczego, odprawa on-line, kupowanie transferu z lotniska do hotelu, rezerwacja i druk voucheru hotelowego itd. Nie można zapomnieć o ubezpieczeniu podróży, bo w pośpiechu może się wszystko wydarzyć - Monika Drzewicka Dyrektor ds. Sprzedaży i Rozwoju Why Not Travel

Zdarzało Wam się organizować podróż na “ostatni moment”? Opiszcie swoje doświadczenia w komentarzu.