Jak obniżyć koszty podróży służbowych w firmie – cz. 2 agent turystyczny

Firmy, które chcą zoptymalizować proces organizacji podróży służbowych często sięgają po outsourcing. Agenci turystyczni i zewnętrzne biura podróży wyposażone są w odpowiednie narzędzia aby wprowadzić oszczędności. Zobacz jak wygląda współpraca z agentem turystycznym.

Przed rozpoczęciem współpracy dobrze przygotowany agent powinien dokładnie analizować procesy po stronie klienta, zbadać, w jaki sposób klient dotychczas organizował delegacje swoich pracowników, kto był zaangażowany w proces, jaki był obieg dokumentów itp.

Znając potrzeby firmy, agent doradza i wdraża narzędzia wspierające proces rezerwacji podróży służbowych (umowy z poddostawcami, narzędzia online, system raportowania, SLA). Warto spytać agenta o plan implementacji i podział ról w tym procesie. Przygotowanie takiego planu współpracy jest po stronie agenta. To on wdraża wszystkie procedury, udostępnia stosowne narzędzia i zapewnia profesjonalną opiekę ze strony wykwalifikowanych konsultantów. Czasem zdarza się implant agenta turystycznego w siedzibie klienta. Dzięki temu firma na co dzień ma bezpośredni kontakt z konsultantami i dostępnymi technologiami.

W ofercie profesjonalnego organizatora powinno znaleźć się również zaawansowane raportowanie dostosowane do indywidualnych potrzeb klientów. Zmienne warunki ekonomiczne na rynku wymuszają konieczności stałej kontroli wydatków i podejmowania błyskawicznych decyzji na podstawie prezentowanych danych. Prezentacja w raportach kosztów w podziale na MPK umożliwia szybszą alokację wydatków w firmie oraz kontrolę realizacji travel policy w poszczególnych komórkach organizacji.

Rola agenta turystycznego w firmie

W codziennej pracy agent turystyczny stoi na straży przestrzegania travel policy firmy, zawiera dedykowane umowy z liniami lotniczymi, obsługuje dedykowane programy hotelowe – negocjuje w imieniu firmy, dla której pracuje. Cały czas zbierane są dane, przygotowywane analizy raportów zakupów – wskazywanie osób łamiących politykę podróży oraz powodów – reason codes  (kody dlaczego zastosowano bilety z ominięciem polityki podróży). Agent zgłasza również niewykorzystane bilety (poprzez zastosowanie traveler profil  czyli profili podróżnego w których  rejestrowane są niewykorzystane odcinki w biletach). Agent może dla firmy zapewnić dodatkowe usługi – dokupić np. pierwszeństwo wejścia na pokład, EMD (wykupienie miejsca w samolocie), śniadanie, parking itp. To on dokonuje zwrotów lub wymian, doradza co do klasy podróży, lotniska.

- Agent turystyczny może zaoferować dużo niższe ceny za pobyt w hotelu z uwagi na to, że korzysta z profesjonalnych systemów rezerwacyjnych, dostępnych tylko dla biur podróży. Systemy te sprawdzają i weryfikują obiekty hotelowe przez co mamy pewność tego co proponujemy Klientowi. Agent może przejąć płatność za nocleg w hotelach na całym świecie, dzięki czemu Klient nie musi zaopatrywać swoich pracowników w firmowe karty  kredytowe i ponosić kosztów przewalutowania czy też wypłacać zaliczek na poczet delegacji, aby podróżny mógł opłacić nocleg w hotelu. Za pobyt  wystawiamy fakturę, nawet w walucie obcej, więc firma ma zawsze dowód poniesienia kosztu do rozliczenia delegacji. – wyjaśnia Monika Drzewicka Dyrektor ds. Sprzedaży i Rozwoju Why Not TRAVEL

Narzędzia pracy agenta turystycznego

Zarówno linie lotnicze jak i agenci na całym świecie pracują na 4 wiodących systemach GDS (Global Distribution System): Amadeus, Sabre, Galileo, Worldspan. Każdy z tych systemów oferuje narzędzie do samodzielnej rezerwacji i zarządzania podróżami służbowymi. Przedsiębiorstwa korzystający z tych systemów mogą zaoszczędzić nawet 25,6 procent wydatków na opłaty związane z zarządzaniem podróżami oraz 9,1procent na średnich kosztach biletów lotniczych.

Why Not TRAVEL posiada kilka programów/narzędzi w zakresie redukcji kosztów podróży służbowych:

• Sabre Preferred Carriers – dedykowana aplikacja zapewniająca bezwzględne przestrzeganie polityki firmy w zakresie preferowanych przewoźników,
• Multi PCC Search – dostęp do stawek oraz dostępności z różnych rynków
• RISK Manager – informowanie pasażera o istniejących w danym porcie docelowym zagrożeniach, niebezpieczeństwach. 
• Quality Control & Ticketing – zaawansowana aplikacja robotyczna, działanie 24/7
• Auto ticketing 24/7

Zalety korzystania z pomocy agenta turystycznego

• Agent dobiera według naszych życzeń odpowiednie oferty oraz przygotowuje niezbędne informacje odnośnie kraju bądź kontynentu, gdzie chcemy się wybrać. Udziela informacji typu czy jest potrzebna wiza czy nie. Jak ją uzyskać.
• Agent zna warunki poszczególnej taryfy lotu.
• Agent ma kontrakty z liniami lotniczymi, hotelami, wypożyczalniami samochodów. Zapewnia zniżki.
• Agent może pracować w systemie 24h.
• Oferuje możliwość zorganizowania kompletnej podróży.
• Doradza najlepsze formy transportu.
• Można zmieniać rezerwacje.
• Można przedłużyć rezerwację (hotele).
• Indywidualnie negocjowany termin i forma rozliczenia.
• Faktura w jednej walucie bez względu na miejsce podróży.
• Oferuje udział w programach lojalnościowych.
• Agent pilnuje i pamięta o odprawach i terminach bezkosztowej anulacji.
• Agent śledzi zmiany w rozkładzie podróży, dokonujemy zmian i zwrotów.
• Agent jest źródłem potrzebnych w podróży informacji.

Decydując się na skorzystanie z pomocy firmy zewnętrznej zyskujemy świeże i obiektywne spojrzenie na nasze wewnętrzne procedury oraz wytyczne. Możemy liczyć zatem na ich udoskonalenie, dobór optymalnych programów lojalnościowych czy też ciekawe propozycje ubezpieczeń oraz kart kredytowych, umożliwiających realizację płatności odroczonych. Wszystko to pomaga znacznie zmniejszyć koszty organizacji podróży służbowych w firmie.

A co Wy cenicie w pracy z agentem turystycznym? Napiszcie w komentarzach.