Klauzula Informacyjna w przypadku zbierania danych osobowych niebezpośrednio od osoby, której dane dotyczą

Zgodnie z art. 14 ust. 1 i ust. 2 w zw. z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej również jako: „RODO”, WhyNotTravel Załoga Nasternak sp. k. z siedzibą w Kielnarowej, Kielnarowa 108A, Tyczyn (36-020), wpisaną do krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000459238, NIP 8133380514, REGON: 180003786, której akta rejestrowe przechowywane są przez Sąd Rejonowy w Rzeszowie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego informuje, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych (zwanym dalej ADO) jest: WhyNotTravel Załoga Nasternak sp. k. z siedzibą w Kielnarowej, Kielnarowa 108A, Tyczyn (36-020), e-mail: rodo@whynottravel.pl.
2. Z ADO może Pani/Pan skontaktować się pod adresem e-mail: rodo@whynottravel.pl lub korespondencyjnie na adres ADO wskazany w pkt 1.
3. Pani/Pana dane stanowią informacje niezbędne do zawarcia i realizacji umowy z ADO, reprezentacji osoby prawnej, kontaktu, potwierdzenia Pani/Pana uprawnienia lub doświadczenia albo realizacji przez ADO usług na Pani/Pana rzecz na podstawie umowy o świadczenie usług przez ADO zawartej z podmiotem trzecim.
4. Pani/Pana dane osobowe zostały pozyskane od podmiotów trzecich, z którymi ADO zawarł umowę na świadczenie usług kompleksowej obsługi podróży służbowych, usług turystycznych lub usług kompleksowej organizacji wydarzeń o charakterze konferencyjnym. Dane adresowe mogą też pochodzić z jawnych rejestrów państwowych, w szczególności z CEiDG, Krajowego Rejestru Sądowego, biura informacji gospodarczej, ksiąg wieczystych.
5. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w związku z realizacją podpisanej umowy lub innych kontaktów biznesowych w następujących celach:
   • a) ustalenia uprawnień do wykonywania umowy,
   • b) kontroli wykonania umowy i jej rozliczenia,
   • c) wykonania umowy;
   • d) potwierdzenia posiadanych uprawnień osób wskazanych do reprezentacji,
   • e) utrzymywania kontaktów służbowych i wymiany korespondencji,
   • f) związanych z ustaleniem, dochodzeniem lub obroną ewentualnych roszczeń, odszkodowań,
   • g) raportowania, sprawozdawczości;
   • h) archiwizacji dokumentacji.
6. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest:
   • a) niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez ADO (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), to znaczy dane osobowe są niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem Umowy, dla jej wykonania, utrzymania kontaktu służbowego w związku z realizacją tej umowy, a także do dochodzenia roszczeń ADO przed organami państwowymi,
   • b) dane osobowe są niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem Umowy, jej wykonania, utrzymania kontaktu służbowego w związku z realizacją tej Umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
   • c) wypełnianie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) ciążących na ADO na podstawie przepisów prawa wynikających, z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
7. Kategorie danych osobowych przetwarzanych przez ADO:
   • a) Odnośnie osób, których dane są przetwarzane w ramach ich obowiązków służbowych, niekorzystających osobiście z usług ADO:
     • imię i nazwisko, stanowisko lub pełniona funkcja, nr telefonu służbowego, służbowy adres poczty elektronicznej, PESEL (PESEL dot. członków organów statutowych, pełnomocników reprezentujących);
   • b) Odnośnie osób, których dane osobowe są przetwarzane w ramach świadczenia usług przez ADO na rzecz tych osób w ramach obsługi ich podróży:
     • imię/imiona, nazwisko, data i miejsce urodzenia (o ile wymagane przez linię lotniczą, sieć kolejową lub organ wizowy), numer telefonu, adres e-mail, preferencje co do podróży, dane podróży (daty podróży, destynacja/miejsce pobytu w czasie podróży, dane hotelu, numer dokumentu uprawniającego do usług transportowych, daty i preferencje rezerwacji hotelowej), numer dokumentu tożsamości i data jego ważności, w tym znajdujący się w nim wizerunek (o ile wymagane przez linię lotniczą, sieć kolejową, organ wizowy), a przy podróżach służbowych ponadto: nazwa i adres pracodawcy i jednostki organizacyjnej, stanowisko, miejsce pracy, numer telefonu służbowego, służbowy adres e-mail, numer polecenia wyjazdu służbowego, numer instrukcji na służbowy wyjazd zagraniczny, informacja o chorobach przewlekłych (gdy osoba korzystająca nie może korzystać z usług standardowych ze względu na zgłoszony ADO stan zdrowia),
   • c) Odnośnie osób, dla których świadczone są usługi w ramach pośrednictwa wizowego:
     • Imię/imiona, nazwisko, data i miejsce urodzenia, numer telefonu, adres e-mail, płeć, stan cywilny, PESEL, nazwisko rodowe, obywatelstwo, adres zamieszkania, adres zatrudnienia, numer paszportu, dane dot. małżonka, rodziców, poprzednie pobyty w danym kraju, inne (w zależności od wymogów konsulatów i ambasad),
   • d) Odnośnie osób, dla których świadczone są usługi w ramach pośrednictwa w wynajmie pojazdów:
     • Imię/imiona, nazwisko, adres zamieszkania, daty i miejsce podróży, adres e-mail.
   • e) Odnośnie osób, których dane osobowe są przetwarzane w ramach procesu rekrutacyjnego ADO i współpracy:
     • Imię/imiona, nazwisko, adres zamieszkania, historia edukacji, historia zatrudnienia (w zakresie udostępnionym przez kandydata), numer telefonu.
   • f) Odnośnie osób, których dane osobowe są przetwarzane w ramach usług kongresowych lub MICE:
     • Imię/imiona, nazwiska, numer telefonu, adres e-mail, dane pracodawcy/działalności gospodarczej lub adres zamieszkania lub numer uprawnień zawodowych (gdy konieczne dla wystawienia zaświadczenia o udziale w wydarzeniu).
   • g) Odnośnie podmiotów, które zawarły z ADO umowę o współpracy w ramach ich działalności zawodowej:
     • Imię/imiona, nazwisko, firma podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, adres zamieszkania/działalności gospodarczej/korespondencyjny, NIP, REGON, PESEL lub numer KRS, numer konta.
   • h) Odnośnie podmiotów, których dane są przetwarzane w celach marketingowych:
     • Imię/imiona, nazwisko, adres e-mail.
8. Odbiorcami danych osobowych mogą zostać:
   • a) podmioty będące dostawcami zakupywanych przy pośrednictwie ADO usług: transportu pasażerskiego, wynajmu pojazdów, hotelowych, przewodnickich lub profesjonalnych na potrzeby organizacji konferencji oraz podmiotami typu GDS (Global Distribution Systems), przedstawiciele państw działający w procesie wizowym, ubezpieczyciele,
   • b) podmioty świadczące usługi obsługi prawnej i księgowej,
   • c) podmioty dostarczające korespondencję,
   • d) podmioty świadczące usługi informatyczne w zakresie utrzymania systemów wykorzystywanych przez ADO,
   • e) podmioty świadczące usługi serwisu i obsługi technicznej urządzeń wykorzystywanych przez ADO,
   • f) podmioty wykonujące usługi niszczenia dokumentacji,
   • g) organy lub podmioty publiczne uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. sądy, organy ścigania lub instytucje państwowe, gdy wystąpią z żądaniem, w oparciu o stosowną podstawę prawną.
   • h) upoważnieni pracownicy ADO,
   • i) spółki wchodzące w skład grupy WhyNotTravel.
9. ADO może powierzyć Pani/Pana dane osobowe dostawcom usług lub produktów działającym na jego rzecz na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, wymagając od takich podmiotów wykonywania czynności na udokumentowane polecenia ADO, pod warunkiem zachowania poufności i zapewnienia ochrony prywatności oraz bezpieczeństwa danych osobowych.
10. Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich, znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, chyba że transfer danych jest konieczny dla wykonania usługi przez ADO zgodnie z udokumentowanym poleceniem udostępniającego mu dane osobowe.
11. Dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w tym profilowaniu.
12. Dane osobowe przetwarzane będą przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w pkt 3 i 5 lub do chwili pozytywnego rozpatrzenia wniesionego przez Panią/Pana sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
13. Okres, przez który dane osobowe będą przetwarzane wyznaczany będzie także w oparciu o następujące kryteria:
    • a) czas niezbędny do wykonania i rozliczenia umowy;
    • b) utrzymywania z Panią/Panem kontaktów służbowych związanych z realizacją Umowy,
    • c) termin obowiązywania Umowy,
    • d) okres archiwizacji dokumentacji dotyczącej realizacji Umowy,
    • e) czas niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń wynikających z przepisów prawa.

Dane osobowe będą przechowywane przez okres w którym osoba, której dane dotyczą może dochodzić ewentualnych roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy – 3 lata. W przypadku Danych osobowych zawartych w dokumentach księgowych będą one przechowywane przez 5 lat zgodnie z wymogami dotyczącymi obowiązku przechowywania dokumentów księgowych (termin przechowywania dokumentów księgowych może wydłużyć się o kolejne 5 lat). Dane osób, które wyraziły zgodę na przetwarzanie danych o stanie zdrowia będą przetwarzane do czasu wycofania zgody na ich przetwarzanie. Dane przetwarzane w celach marketingowych będą przetwarzane do czasu wycofania zgody na ich przetwarzanie.

14. Przysługuje Pani/Panu prawo do:
    • a) dostępu do danych osobowych i żądania ich kopii,
    • b) sprostowania (poprawienia) danych osobowych,
    • c) ograniczenia przetwarzania danych osobowych na zasadzie art. 18 RODO,
    • d) usunięcia danych osobowych na zasadzie art. 17 RODO, w szczególności jeżeli nie następują przesłanki wyłączające, wskazane w art. 17 ust. 3 RODO,
    • e) przeniesienia danych osobowych zgodnie z art. 20 RODO, gdy osoba, której dane dotyczą, dostarczyła danych osobowych za własną zgodą lub gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy,
    • f) złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją, gdy ADO przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie swojego prawnie uzasadnionego interesu.

    Z uprawnień można skorzystać kontaktując się pisemnie lub e-mailowo z ADO.

15. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych, na adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa lub formie elektronicznej. Szczegółowe informacje dotyczące składania skarg są dostępne na stronie internetowej urzędu www.uodo.gov.pl w zakładce „Skargi”.
16. Brak możliwości przetwarzania danych osobowych niezbędnych do wykonania umowy zawartej z ADO uniemożliwia ADO wykonanie umowy dla osoby trzeciej w zakresie dotyczącym podmiotu zakwestionowanych danych. Podanie danych osobowych o stanie zdrowia nie jest obowiązkowe, jednakże niepodanie tych danych uniemożliwia realizację świadczeń zapewniających właściwy poziom usług dla podmiotu danych osobowych.