Jak obniżyć koszty podróży służbowych w firmie – cz. 1 samodzielne planowanie

Mimo nowych form komunikacji takich jak wideokonferencje, wyjazdy na spotkania biznesowe nadal są niezbędne w osiągnięciu sukcesu i utrzymaniu relacji z partnerami. Wydatki związane z podróżami służbowymi stanowią ważną pozycję w budżetach firm. Optymalizacja procesów powiązanych z business travel jest więc niezwykle istotna, podpowiadamy jak obniżyć koszty wyjazdów służbowych.

Aż 84% firm w Europie oszczędza na podróżach służbowych według raportu The Economist Intelligence Unit. W Polsce jednak nadal pokutuje myśl aby wszystkie procesy związane z wyjazdami obsługiwać samodzielnie. Zakupy usług oraz organizacja podróży służbowych w firmach to zadania realizowane przez dział zakupów, office managerów, asystentów a nierzadko też recepcję. Wszystkim zależy aby maksymalnie oszczędzić czas, poprawić efektywność i uzyskać zwrot z inwestycji w podróże.

Istnieje kilka modeli organizacji podróży służbowych w firmach:

1. Swobodne indywidualne planowanie podróży - każdy pracownik sam aranżuje podróż i decyduje o wydatkach z nią związanych.
2. Kontrolowane indywidualne aranżowanie podróży - pracownik sam planuje podróż, ale wydatki z nią związane akceptuje przełożony.
3. Samodzielny koordynator podróży - pracownik firmy, który samodzielnie dokonuje zakupów związanych z ruchem służbowych u wybranych przez siebie dostawców.
4. Koordynator współpracujący z agentem - współpraca na wynegocjowanych z danym biurem podróży warunkach.

Przeanalizujemy jedynie 3 i 4 model, ponieważ dwa pierwsze są zazwyczaj domeną małych firm i są to sposoby najmniej ekonomiczne. Przyjrzymy się głównym obszarom, w których można dokonać optymalizacji kosztów podróży służbowych czyli zakupom biletów lotniczych, biletów kolejowych, koszty noclegów hotelowych oraz wynajmu samochodów służbowych. Próbując obniżyć wspomniane koszty warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia agenta turystycznego. Biura podróży specjalizujące się w obsłudze ruchu służbowego dysponują narzędziami ułatwiającymi zarządzanie i przestrzeganie polityki podróży służbowych.

Samodzielne planowanie z kalendarzem i kalkulatorem

Ten model sprawdzi się jeśli w firmie jest wyznaczona osoba, która jest koordynatorem podróży (travel managerem) w firmie. Może przyjmować  zamówienia na podróże pracowników i zlecać je konsultantom w biurze, może również sprawować nadzór nad samodzielnymi zamówieniami pracowników.  Musi dopilnować, aby każdy pasażer na czas otrzymał prawidłowe dokumenty podróży na właściwe daty i godziny. Osoba taka powinna stworzyć zasady podróżowania w firmie, które ułatwią jej pracę, kontrolę wyjazdów, a także pomogą racjonalnie zarządzać wydatkami na podróże.  To niełatwa rola, ale z pomocą opiekunów z biura podróży lub linii lotniczych można sobie z nią dobrze poradzić.

Podstawowe koszty podróży to zazwyczaj koszt transportu, noclegu, ubezpieczenia i ewentualnej wizy, jeśli na danej trasie jest wymagana. Do tego dochodzi jeszcze koszt opłat serwisowych za wystawienie biletów czy dokonanie rezerwacji hotelu. I niestety bardzo często koszty zmian lub anulacji. Trzeba zawsze dobrze dopytać o takie koszty, na wypadek gdyby zdarzyła się konieczność zmiany terminu wyjazdu lub w ogóle rezygnacji. To do koordynatora podróży należy raportowanie i pilnowanie wszystkich wydatków i optymalizowanie ich.

Jak znaleźć oszczędności w tym modelu?

Trzeba odpowiednio wcześniej zaplanować podróż, aby mieć szansę na uzyskanie dobrej ceny np. na przelot. Można samodzielnie wyszukać online potrzebnych ofert. Samodzielną rezerwację biletu można  przykładowo dokonać w portalu www.whynotfly.pl należącego do Why Not TRAVEL. Często odpowiednie dobranie odcinków podróży wpływa  znacząco  na obniżenie ceny. Warto również mądrze sterować  rezerwacjami biletów w odpowiednich taryfach, aby można było dokonać zmian za dopłatą, zamiast tracić cały bilet. Do tego dochodzą jeszcze  warunki finansowe ustalone z biurem i ewentualne zniżki od linii lotniczych, jeśli firma ma podpisaną umowę korporacyjną z przewoźnikiem. Lufthansa przykładowo proponuje firmom udział w bezpłatnym programie PartnerPlusBenefit, w którym otrzymuje się punkty BenefitPoints, te można następnie wymieniać na atrakcyjne nagrody, a mianowicie, na bezpłatne loty, przeniesienie do wyższej klasy podróżnej czy też oferty zakupów u partnerów handlowych.  Trzeba również stale śledzić całość zamówień.  Służą temu raporty, analizy, aby na bieżąco weryfikować współpracę pod kątem zmniejszania kosztów.

Korporacyjne narzędzia rezerwacyjne

Zarówno linie lotnicze jak i agenci na całym świecie pracują na 4 wiodących systemach GDS (Global Distribution System): Amadeus, Sabre, Galileo, Worldspan. Każdy z tych systemów oferuje narzędzie do samodzielnej rezerwacji i zarządzania podróżami służbowymi.

Przedsiębiorstwa mogą zaoszczędzić nawet 25,6 procent wydatków na opłaty związane z zarządzaniem podróżami oraz 9,1procent na średnich kosztach biletów lotniczych Firma Amadeus, globalny lider w zakresie technologii i rozwiązań dystrybucyjnych dla sektora turystycznego oraz Centrum Badań nad Turystyką Biznesową na Uniwersytecie Cranfield, przeprowadziły badanie stopnia wykorzystania internetowych narzędzi do zarządzania rezerwacjami. Tezy, jakie wynikają z badania mogą pomóc przedsiębiorstwom lepiej wykorzystać potencjał narzędzi do samodzielnej rezerwacji (SBT) oraz zmniejszać koszty podróży służbowych.

Na podstawie ankiety przeprowadzonej wśród ponad 400 organizacji w Europie, Ameryce Północnej i regionie Azji i Pacyfiku przez Amadeus i Centrum Badań nad Turystyką Biznesową na Uniwersytecie Cranfield, opracowano dziesięć wskazówek, które mogą pomóc przedsiębiorstwom zwiększyć stopień wykorzystania narzędzi SBT. Mogą one przynieść firmom, niezależnie od ich wielkości, wymierne korzyści finansowe.

10 wskazówek, jak zwiększyć stopień wykorzystania narzędzi do samodzielnej rezerwacji biletów w firmie:

1. Każda firma jest w stanie czerpać korzyści ze stosowania narzędzi SBT, bez względu na jej lokalizację, rozmiar, wielkość wydatków na podróże, czy też ilość podróży w skali roku. Te czynniki nie mają żadnego wpływu na wskaźnik stopnia wykorzystania takich narzędzi w firmie.
2. Podstawowym celem wdrożenia system typu self booking tool jest ograniczenie kosztów poprzez kontrolę przestrzegania polityki podróży, dzięki której dyrektorzy i dział HR danej firmy będą mogli podejmować decyzje dotyczące zarządzania firmowymi podróżami.
3. Spraw, aby korzystanie z SBT było obowiązkowe - W firmach, które wprowadziły u siebie regulacje wprowadzające obowiązkowe korzystanie z narzędzi SBT, wskaźnik stopnia wykorzystania tych narzędzi wzrósł o 41 do 65 procent.
4. Integruj systemy informatyczne - Firmy coraz częściej szukają rozwiązań, które w sposób płynny integrują się z innymi systemami biurowymi, takimi jak: oprogramowanie księgowe i zarządzanie dokumentacją. W wielu firmach podróże stanowią jeden z najbardziej kosztownych wydatków. Zastosowanie narzędzi SBT może zaowocować ogromnymi oszczędnościami czasu i pieniędzy, a także zwiększoną efektywnością pracy.

Narzędzie rezerwacyjne umożliwia menadżerom koordynację planowania, budżetowania i monitoringu procesu rezerwacji dla pracowników.

W kolejnej części przybliżymy Wam inne sposoby na oszczędności na podróżach firmowych. Jesteście ciekawi co to będzie? Czekamy na Wasze komentarze.